Google Business Hangouts: il Tool di Google per fare Webinar e Video Conferenze

Le app di messaggistica sono sempre più presenti nella nostra vita di ogni giorno. Grazie ad esse, infatti, è possibile dare vita ad una lunga serie di operazioni che possono risultare molto preziose.

Anche per tutte quelle aziende che sono sempre alla ricerca di strumenti in grado di facilitare la propria attività. In particolare quelle che ritengono l’innovazione una leva in grado non solo di facilitare il lavoro, ma anche di renderlo più proficuo.

Un feeling, quello tra mondo produttivo e app di questo genere, tale da aver spinto Google a mettersi all’opera per poter offrire alla sua clientela uno strumento potente cui appoggiarsi in tale ottica. Il lavoro dell’azienda iniziato all’inizio del decennio, è ora sfociato nel varo di Google Business Hangouts. Di cosa si tratta?

Cos’è Google Business Hangouts

Hangout, tradotto letteralmente, significa “ritrovo“. Già questo punto di partenza dovrebbe far capire l’intento da cui è partita l’azienda di Mountain View nell’ideazione della sua app di messaggistica istantanea.

Lo scambio di messaggi, per quanto importante, rappresenta però solo una parte estremamente limitata di questo tool. Ad essi, infatti, si vanno ad aggiungere altre opportunità, come:

• la possibilità di effettuare chiamate, videochiamate e videoconferenze;
• la condivisione dei propri contenuti e della propria posizione, sia dal personal computer che da dispositivo mobile.

Il tutto in maniera assolutamente gratuita nella versione consumer, quella di base.

Mentre è a pagamento la versione Business, ovvero quella che si rivolge espressamente al mondo del lavoro.

Se altre app di questo genere, a partire da WhatsApp e Telegram, chiedono la registrazione tramite il proprio numero di telefono cellulare, per Hangouts basta il solo account Google, comprensivo di @Gmail.

I possessori di un dispositivo Android, devono quindi essere titolari di un account Google al fine di poter utilizzare in maniera completa tutti i servizi Google associati a Hangouts.

Cosa si può fare con Google Business Hangouts

Una volta che Hangouts sia stato scaricato ed installato, basta conoscere l’indirizzo email (necessariamente Gmail) di chi si intende associare al sistema creato in questo modo.

Se nella versione originaria lo scopo principale era quello di scambiarsi messaggi, la versione Business ha invece focalizzato il suo operato su strumenti rivolti proprio al mondo delle imprese.

Non solo sotto forma di chiamate per la videoconferenza, ma anche per l’elaborazione di preziosi Webinar, ossia i seminari tenuti sul web.

Uno strumento utilizzato con grande profitto ad esempio nelle scuole di formazione offerte alla propria utenza dai broker di trading online. O, comunque, da chi ritenga di dover fare un’ulteriore passo avanti verso la costruzione di un rapporto di fiducia con i propri follower.

Poter guardare negli occhi i propri interlocutori consente infatti di inaugurare una conversazione che può rivelarsi estremamente proficua. Sino a legare in maniera più salda le controparti in gioco.

Naturalmente Hangouts è in grado di garantire anche molte altre opportunità, a patto di conoscerlo bene. Può ad esempio essere associato al proprio profilo del social network Google Plus (G+) per inaugurare un “ritrovo” in diretta su YouTube, opportunità molto sfruttata dai cosiddetti influencer e opinionisti.

Google Hangouts Meet, in particolare, offre l’opportunità di gestire riunioni virtuali cui possono partecipare anche 250 persone. La connessione contemporanea dei partecipanti si mixa poi alla possibilità di far vedere in live streaming le teleconferenze fino a un massimo di 100mila spettatori.

Va poi sottolineato come i meeting che siano statio effettuati in tal modo possono anche essere archiviati su Google Drive, per mezzo di appositi filmati.

Si possono inoltre effettuare videochiamate gratuite coinvolgendo sino a 10 persone (15 ove si disponga di un account Google Apps) contemporaneamente e  trasmetterlo a migliaia di altre persone, dal vivo.

E, ancora, chiamare e raggiungere telefonicamente chi, per svariati motivi, non sia in grado di accedere a Hangouts. Oppure utilizzare automatic focus-shifting che consente di focalizzare la persona che sta parlando.

Una opportunità tale quindi da aprire scenari straordinari, in termini di organizzazione del proprio lavoro. Proprio per questo la suite ha focalizzato la sua attenzione sulle aziende. In particolare quelle che intendono promuovere i propri servizi e prodotti senza dover spendere un occhio della testa per campagne promozionali sui media tradizionali.

Come funziona Google Hangouts

Come funziona Google Hangouts? Il punto di partenza è proprio l’icona dell’applicazione, che può essere reperita dalla pagina iniziale del motore di ricerca, da Gmail, dal dispositivo Android o iOS oppure dall’estensione Chrome.

Se si decide di aprire un canale comunicativo con utenti che utilizzano Hangouts, Gmail o Google+, questi riceveranno una notifica al primo accesso effettuato. Ove non si faccia parte della cerchia che ha attivato Hangouts o non siano mai stati allacciati rapporti mediante Google Chat o Talk con la persona in questione, la stessa riceverà una richiesta Hangouts.

Nel caso in cui si stia cercando di attivare un collegamento con un interlocutore non dotato di un account Google, questi riceverà un invito a scaricare Hangouts presso il proprio indirizzo email.

Naturalmente il discorso contempla anche il delicato tema della privacy. Ad esempio è possibile bloccare preventivamente un interlocutore indesiderato, rendersi sempre disponibile o temporaneamente indisponibile. Una volta decisa questa opzione, è ad esempio possibile posticipare le notifiche di 1, 8 o 48 ore. Terminato il periodo di isolamento, si tornerà quindi ad essere pienamente operativi e rintracciabili.

Come effettuare video chiamate con Hangouts

Effettuare videochiamate e videoconferenze con Hangouts è estremamente semplice.Dopo aver sottoscritto un abbonamento a G Suite, si può aprire una nuova finestra del browser, ad esempio aprendo il sito meet.google.com,  per poi cliccare sul pulsante “Partecipa a una riunione o avviala”.

A questo punto apparirà una finestra in cui andrà inserito il nick name con cui ci si intende presentare, per avviare la videoconferenza. Molto importante è poi la schermata successiva in cui compariranno, in una piccola finestra in sovraimpressione, tutti i dati necessari per invitare altre persone a partecipare. Tra di essi:

• c’è il link per l’accesso diretto alla “stanza”;
• il numero di telefono con codice PIN per partecipare telefonicamente;
• il modulo tramite cui spedire l’invito via email.

Altrettanto semplice è la procedura tesa a creare una videoconferenza da app. In questo caso basta avviare l’app e cliccare sul pulsante “+ Nuova riunione”, per poi attendere la comparsa della finestra recante tutti i dati necessari per invitare altri utenti a partecipare.

Come partecipare a una videochiamata con Google Meet

Per poter partecipare ad una conferenza creata con Hangouts Meet non occorre avere un account Google. Sarà invece necessario aver ricevuto un invito via posta elettronica o essere in possesso del link in modo da poter accedere direttamente all’evento. Dopo il caricamento dell’interfaccia occorre solo scegliere un nome utente ed entrare.

Va poi specificato come sia possibile partecipare a una conferenza con Google Meet anche via telefono: la finestra, infatti, reca con sè anche un numero di telefono e un codice da digitare utilizzando la tastiera del telefono. Ove si segua la procedura telefonica guidata si potrà entrare nella stanza virtuale anche senza bisogno di videocamera attiva.

Perché usare Google Hangouts?

Hangouts è presente su tutti dispositivi Android. Basta cercarla per poterla utilizzare. Una volta individuata e aperta, occorre fare il login con l’account Google (Gmail e password), aggiungere il proprio numero ed impostarla come app predefinita per i messaggi.

Il tutto senza dover dedicare memoria o dover pagare alcun canone, a meno che non si decida di passare alla versione Business.

Naturalmente, la domanda che sorge spontanea, a questo punto, non può che essere la seguente: perché usare Hangouts invece che Whatsapp o altra applicazione analoga? Quali sono le caratteristiche che dovrebbero spingere verso l’utilizzo di Google Hangouts?

Tra le tante offerte, ce ne sono in particolare un paio da prendere senz’altro in attenta considerazione:

1. La maggiore potenza vantata nei confronti di Whatsapp, se si pensa che all’app per Android e iOS, può aggiungere la presenza anche su Tablet (Android e iOs) e la disponibilità per PC e Mac (sia in qualità di programma che come sito web). Se Whatsapp può essere usata esclusivamente su personal computer o Mac, a patto che lo smartphone sia connesso, Hangout può essere usata anche con il dispositivo spento, ovunque e contemporaneamente. Se all’inizio di trattava di una semplice app per la messaggistica, con il tempo la sua evoluzione ne ha fatto una sorta di Skype.
2. Altro motivo per scegliere Hangouts risiede proprio nella sua presenza e nell’assenza di costi ad essa collegata. Una caratteristica rimasta immutata nel tempo e solo di recente messa in discussione, come vedremo. Inoltre non è necessario avere Google Plus, come comunemente si pensa. L’app fa leva invece sulla disponibilità di un account Google, in pratica Gmail.

La potenzialità di Hangouts per le imprese

Il business, ormai, non può più essere portato avanti come si faceva una volta. Siamo infatti entrati in una fase tecnologica che prevede l’uso intensivo di strumenti in grado di agevolare al massimo il lavoro. In particolare quello teso a raggiungere la propria clientela o comunicare con il personale senza ostacoli imprevisti.

Si pensi ad esempio ai webinar che sono diventati di uso comune da parte delle aziende che propongono i propri servizi di trading sul web. Tutte le maggiori, indistintamente, ricorrono ai seminari sul web per aiutare i propri trader a impadronirsi delle tecniche necessarie per avere la reale possibilità di reggere alle tempeste dei mercati finanziari.

Anche il mondo della scuola si è a sua volta incamminato su questa strada. Sono infatti sempre di più gli insegnanti che utilizzano la videoconferenza per curare al meglio i propri programmi e offrirli agli studenti in una modalità più accattivante rispetto alle lezioni d’aula.

L’uso più interessante in questo momento, è però quello fatto dai cosiddetti influencer. Basti pensare alle conferenze in diretta tenute da molti opinionisti di prima grandezza, cui partecipano di volta in volta svariate migliaia di persone.

Un modo di interagire con il pubblico che nei prossimi anni diventerà sempre più comune per le aziende. Ad esempio utilizzando la videoconferenza per il servizio clienti, uno dei punti più critici per un gran numero di imprese. Riuscire a soddisfare le attese della clientela con le videochiamate di Meet potrebbe rivelarsi una carta importantissima.

Alcuni difetti da tenere in considerazione

Se abbiamo visto i motivi che dovrebbero spingere gli utenti a utilizzare Hangouts, non vanno però eclissati alcuni punti che potrebbero invece consigliarli a non farlo. Tra di essi, in particolare:

1. Paradossalmente, proprio la notevole potenza della suite può alla fine rappresentare un punto di debolezza. Con il tempo, infatti, Hangouts ha aggiunto una lunga serie di utilità che, alla fine, possono sembrare ridondanti ad alcuni utenti. Se all’inizio il termine di paragone poteva essere il Messenger di Facebook, ora siamo di fronte ad uno strumento estremamente complesso, tale da metterlo in competizione diretta con Skype.
2. Il secondo punto da affrontare, per avere un quadro più esaustivo, è poi quello relativo alla privacy. La casa di Mountain View, infatti, non ha mai fatto mistero di utilizzare i dati dei propri utenti a fini pubblicitari. Resta da capire se, però, tali dati rimangano all’interno di Google o non siano usati anche in altro modo, magari improprio. Lo scandalo Cambridge Analytica (e l’operato di Facebook nell’occasione) è ancora troppo recente, per non mettere in rilievo questo aspetto.

E’ vero che la versione consumer chiuderà?

Ormai da tempo si rincorrono le voci relative alla prossima chiusura della versione consumer di Hangouts. L’app di messaggistica nata da una costola di Google Plus, infatti, non ha mai riscosso grande successo fuori dagli Stati Uniti, spingendo i vertici aziendali a pensare a piani alternativi. Tra i quali è alla fine prevalso proprio quello volto a privilegiare la versione rivolta alle aziende.

Un piano che è sul tavolo ormai dal 2018, ma che ancora non sembra aver sciolto il nodo relativo alla definitiva chiusura della versione generica.

Inizialmente si era indicato il 2020 come termine ultimo, ma è stato Scott Johnston, responsabile prodotto di Google, a negare l’esistenza di un’agenda sul tema. Affermando inoltre che gli utenti di Hangouts sarebbero stati comunque reindirizzati alle versioni Chat e Meet, ovvero verso due app dedicate espressamente al mondo delle imprese.

In pratica il management ha deciso di aumentare l’utilizzo delle funzionalità offerte da Google, unificando in pochi software le caratteristiche principali di alcune app attualmente separate. In questa ottica, quindi, non solo Hangouts per gli utenti consumer, ma anche Allo, sono state sacrificate per una razionalizzazione ritenuta ormai ineludibile.

Le conversazioni su Google Hangouts possono essere intercettate?

Abbiamo già accennato al discorso relativo alla privacy, un tema che sta sollevando notevoli discussioni ormai da anni. Soprattutto da quando Facebook ha dato luogo ad un uso distorto dei dati relativi alla propria utenza, reso pubblico dallo scandalo Cambridge Analytica.

L’utilizzo improprio dei dati, in quel caso a scopi politici, non è però il solo tema che desta allarme tra gli esperti. Da questo punto di vista, le preoccupazioni fanno riferimento soprattutto alla possibilità che le conversazioni intrattenute tramite le applicazioni ideate per effettuare e ricevere chiamate attraverso la rete dati (in gergo chiamate VoIP), possano essere oggetto di intercettazione.

Una preoccupazione del tutto comprensibile, alla luce di una presenza sempre più diffusa di queste applicazioni nella vita di ogni giorno. Il discorso, naturalmente, riguarda anche Hangouts, soprattutto a causa di una notevole ritrosia di Google a dare rassicurazioni proprio sul tema della sicurezza delle comunicazioni.

A tal proposito, va sottolineato come la casa di Mountain View, nella documentazione di supporto, si limiti ad affermare che nel corso delle chiamate vocali effettuate con Hangouts, la conversazione viene criptata in modo da tenere al riparo i dati. Il problema è che al contempo non viene indicato alcun livello specifico di crittografia. Non esiste ad esempio quello end-to-end, teso a garantire il risultato finale. Un difetto di non poco conto.

Una mancanza di trasparenza tale da spingere Christopher Soghoian, un esperto di tecnologia e sicurezza informatica che presta il suo operato all’interno dell’American Civil Liberties Union, a stigmatizzare l’atteggiamento dell’azienda.

Da qui è nata una vera e propria querelle, dalla quale Google non è però uscita in maniera brillante. La spiegazione del director for law enforcement and information security di Mountain View, Richard Salgado, si è infatti focalizzata sul fatto che l’applicazione provvede a cifrare le conversazioni in transito tra il dispositivo di partenza e i server di Google. Un focus che è stato però interpretato alla stregua di un autogoal. Una volta che esse abbiano concluso il percorso possono infatti essere oggetto di accesso da parte di agenzie statali.

La spiegazione di Salgado ha dato in tal modo la possibilità, da parte di Soghoian, di affermare che in pratica Google può intercettare le conversazioni. Resta solo da capire quante volte l’azienda lo abbia fatto, magari facendo riferimento al Transparency Report, noto studio sulla trasparenza.  Secondo il rapporto, nel corso del 2013 sarebbero state appena 19 le richieste in tal senso. Tutto a posto? Non proprio.

La questione è infatti tornata d’attualità in Italia nel corso degli ultimi giorni. A riportarla in auge è stata la Wuming Foundation, attivatasi per cercare di capire se il ciclone coronavirus non stia spazzando via anche la privacy.

Tutto è nato dalla proposta di Google al MIUR, con cui l’azienda proponeva di limitare le complicazioni create dalla chiusura delle scuole con le sue soluzioni. In pratica Google si è offerto di fornire ai docenti caselle di posta elettronica con spazio illimitato e piattaforme per l’istruzione telematica (G Suite for Education).

Va anche ricordato come già prima di questa proposta, molte scuole avevano iniziato a premere sui docenti per spingerli a dotarsi di casella Gmail e account su Hangouts Meet e/o Google Classroom. Una strategia che ha trovato campo fertile tra i docenti più avvertiti e reattivi di fronte all’utilizzo della tecnologia. Per non abbandonare i propri studenti e cercare di portare avanti i piani didattici, molti di loro avevano già provveduto in totale autonomia.

Una decisione che, però, ha sollevato la preoccupazione di chi già da tempo segnala i pericoli relativi alla violazione della privacy. Una strada ritenuta piena di insidie per la democrazia.

Il punto di vista di Kaspersky su Google Hangouts

La sicurezza delle comunicazioni, del resto, non sembra essere nelle corde delle app di messaggistica più popolari. A sostenerlo è stata di recente anche Kaspersky, la nota azienda russa di cyber-sicurezza, partendo da uno studio della Electronic Frontier Foundation.

Uno studio avente come oggetto i livelli di sicurezza offerti agli utenti, in cui tutte le applicazioni più note sono posizionate ai posti bassi.
Google Hangouts non fa eccezione. Secondo Kaspersky, infatti, a pesare in tal senso sono alcuni fatti ben precisi, tra i quali:

1. Google può leggere i messaggi;
2. gli utenti non possono risalire all’identità dei contatti;
3. non viene impiegato il sistema di perfect forward secrecy;
4. il codice non è accessibile per una analisi indipendente;
5. la  sicurezza non è adeguatamente documentata.

Un punto di vista sicuramente da tenere nel debito conto, da parte chi è interessato a dotarsi di Hangout, proprio in considerazione della reputazione di chi lo esprime.

Quanto costa Google Hangouts?

Abbiamo quindi visto le caratteristiche di Google Hangouts e le opportunità che è in grado di offrire alle imprese, in particolare quelle che puntano sull’innovazione. Naturalmente, una proposta come quella Business, comporta però dei costi.

In particolare, va ricordato come Google Hangouts Meet costituisca parte integrante della G Suite e il suo costo muti a seconda del pacchetto scelto:

• la versione Basic costa 5,20 euro al mese, ma si può trovare anche in offerta in diversi periodi dell’anno a 4,60 euro;
• il pacchetto Business, quella appunto rivolta alle imprese, costa 10,40 euro mensili.
• l’abbonamento premium si chiama invece Enterprise e comporta l’esborso di 23 euro al mese.

In questo momento l’azienda sta pubblicizzando il prodotto offrendolo gratuitamente, in coincidenza con l’emergenza coronavirus. Va però sottolineato come il servizio possa essere goduto gratuitamente solo da chi abbia già sottoscritto un’offerta precedente del pacchetto G Suite e G Suite for Education (per le scuole). Chi lo ha fatto non dovrà pagare i costi d’abbonamento per i mesi che ci separano dal primo giorno di luglio.