Tener traccia del tempo: una prassi indispensabile per il professionista

 

Giornate lavorative che si dividono tra colloqui con i clienti, telefonate, sopralluoghi, verifiche, magari anche monitoraggio sui propri collaboratori: una realtà convulsa che rappresenta una consuetudine per i professionisti. Se poi ci si aggiunge la necessità di controllare e conteggiare correttamente le ore lavorate, ci si perde la testa. Da qui nasce la necessità di un software che possa aiutare a tener traccia del tempo dedicato ad ogni attività. Invoice Buddy si pone come la scelta ottimale.

Tener traccia del tempo impiegato: cosa si intende?

Tener traccia del tempo significa calcolare quante ore di lavoro sono state dedicate a quale attività, per quale cliente e da quanti collaboratori. Vuol dire anche memorizzare la data della prestazione, il tipo di prestazione svolta e la sua descrizione. Ma perché tutto ciò è utile al professionista?

L’utilità del time tracking: il preventivo

Registrare e documentare le tempistiche di lavoro ha diverse valenze che è importante conoscere. Quando si concorda una prestazione con un cliente, vi è la necessità di redigere un preventivo. Molto spesso, la quantità di lavoro necessaria al compimento della prestazione è altrettanto importante quanto i materiali utilizzati. Talvolta, perfino superiore. Ecco quindi che conoscere quanto tempo sarà necessario per quella determinata attività significa essere in grado di compilare un preventivo adeguato. Sottostimare le ore di lavoro necessarie significherebbe lavorare in perdita! Inoltre, è possibile che il prezzo preventivato sia in linea con quelli sul mercato, ma che all’interno della propria organizzazione sia poco remunerativo. Un software che aiuti a tener conto di ciò aiuta a discriminare quali servizi è utile offrire e quali no.

tener traccia del tempo
riunioni di lavoro credits pixabay

Le statistiche

Un secondo motivo per tener traccia del tempo lavorativo è la possibilità di ottenere delle statistiche. La quantità di ore lavorate nei vari periodi, l’impiego delle ore dei diversi collaboratori, le prestazioni più remunerative, i clienti cui vengono fornite le varie tipologie di servizi: ottenere dati precisi ed analizzarli adeguatamente consente di pianificare il proprio lavoro in modo ottimale.

La fatturazione

A prestazione fornita, ovviamente, bisogna fatturare. È allora indispensabile essere in grado di confrontare le ore preventivate con quelle effettivamente lavorate. Se la realizzazione del progetto ha richiesto un tempo più lungo del previsto, bisogna evitare di perdere le ore fatte in più. Ma bisogna altresì poter descrivere e giustificare adeguatamente al cliente i motivi per cui sono state necessarie più ore rispetto al preventivo. Correttezza e trasparenza nei confronti del cliente servono a mantenere e migliorare l’immagine dell’azienda. Un software per tener traccia del tempo che sia in grado di seguire passo passo l’evolversi del lavoro è l’ideale in tal senso.

tener traccia del tempo
importanza di un software adeguato credits pixabay

Tener traccia del tempo in vari modi

Esistono molteplici modalità per documentare e registrare le tempistiche lavorative. Dalle annotazioni cartacee, ai badge dei dipendenti, ai vari software resisi disponibili negli ultimi anni. È utile che la modalità adottata offra la possibilità di documentare sia quanto tempo è stato impiegato, sia come è stato utilizzato. Oggi il lavoro è sempre più flessibile, perciò bisogna che sia possibile registrare sia le tempistiche legate alla presenza fisica sul luogo di lavoro, sia le ore spese per videoconferenze, telefonate, consulenze a distanza. E, ovviamente, la modalità prescelta deve evitare di far perdere tempo. Se ne deduce la necessità di un software agile ed intuitivo. Ecco perché scegliere il software di fatturazione elettronica Invoice Buddy per tener traccia del tempo nel proprio lavoro.

Le caratteristiche di Invoice Buddy

Invoice Buddy è il primo software di fatturazione progettato per le attività di servizi. Consulenti, agenzie, coloro che lavorano nel webmarketing ed in genere tutti i professionisti possono avvalersene per soddisfare appieno le proprie esigenze. Intuitivo ed user-friendly, è perfettamente adatto anche a coloro che hanno appena aperto la partita iva ed hanno forse scarsa esperienza nel settore. Offre tre versioni differenti: Novice Buddy, Expert Buddy e Guru Buddy. Le prime due sono indicate per le variegate necessità della fatturazione elettronica, mentre la terza è pensata in modo specifico per i gruppi di lavoro. È compatibile con i principali browser internet.

Tener traccia del tempo con Invoice Buddy

Efficacia ed intuitività appaiono sin dal primo utilizzo di questo software. È possibile confrontare le ore previste con quelle realmente lavorate: questo evita di portare in fattura meno attività di quella realmente svolta per ciascun cliente. Usando software di fatturazione ci si trova frequentemente di fronte alla difficoltà di aggregare ed analizzare i dati, e quindi di ricavarne informazioni. Perdere informazioni e cercare di recuperarle a posteriori è una ulteriore perdita di tempo. Invoice Buddy si presenta come una piattaforma integrata, che consente di tener traccia del tempo riportando direttamente in fattura tutte le informazioni utili. Con pochi e semplici passaggi è possibile generare una fattura completa ed affidabile.

Professionisti e time tracking

Nel mondo dei servizi tener traccia del tempo è una pratica tutt’ora poco consolidata. Solo il 18% lo fa quotidianamente, e circa il 40% a livello settimanale. Si stima una percentuale tra il 10% ed il 20% di lavoro perso, in quanto non registrato e perciò non fatturato. Registrare le attività in tempo reale consente di incrementare i guadagni per il semplice fatto di non dimenticare alcuna delle attività svolte. Significa operare sul cosiddetto fatturato latente, trasformandolo da potenziale a reale. Prima ancora di complicate e costose analisi di mercato e campagne pubblicitarie, Invoice Buddy fornisce una modalità immediata di ottimizzare la gestione economica dell’azienda.

Conclusioni

Dal 2019 in poi, il legislatore ha via via esteso l’obbligo di fatturazione elettronica a sempre maggiori categorie di professionisti. La fattura va inviata sia al cliente che all’Agenzia delle Entrate. Il mondo dei servizi è sempre più vasto, in quanto eroga una serie di prestazioni utili ai più svariati bisogni delle persone. In una società come quella attuale, ove bisogni, lavoro e situazioni sociali evolvono continuamente, conoscere ed utilizzare strumenti flessibili è indispensabile. Invoice Buddy si pone fra questi. Specificità per il settore, immediatezza e duttilità ne fanno uno strumento ottimale. In un mondo che cambia, resta sempre valido il vecchio adagio secondo cui “il tempo è denaro”.

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