Video Conferenze: Come Impostare Video-Conferenze di Successo

Come ogni business leader, avete appena approcciato un periodo in cui le conferenze non sono più tenute ad un tavolo, ma davanti uno schermo ed una webcam, le video conferenze. Prima o poi bisogna imparare l’arte di ospitare, gestire e condurre un incontro di persona, in quest’ultimo periodo però per tante aziende, non solo in Italia, è stato difficile se non impossibile fissare appuntamenti di persona. Il problema riguarda non solo la clientela, ma anche e sopratutto gli incontri interni del personale.

A questo punto, come sono le vostre capacità di tenere un meeting dietro uno schermo del PC? Con gran parte della forza lavoro professionale di oggi che si sta allontanando dalle sedi per rimanere a casa, è una buona idea aggiornarsi sulle migliori pratiche per le videoconferenze.

Coronavirus a parte, sono molte le organizzazioni che si stanno rendendo conto che lo smart working non è poi così male, portando frequentemente a risparmi importanti. Alcune aziende si sono subito adeguate, inizialmente con qualche errore ma adesso le videoconferenze sono il pane quotidiano, altre invece sono ancora alle prese con grattacapi fastidiosi.

I migliori software per le video conferenze

Per ogni decisione che va presa bisogna prima condurre un’adeguata ricerca delle possibili opzioni, le video riunioni non sono un’eccezione. I software per le video call sono tanti, ma solo alcuni sono quelli che vanno per la maggiore in questo periodo. Se vogliamo ridurre al minimo la possibilità di incontrare ostacoli, è buona regola utilizzare qualcosa di già rodato.

Tra i software più utilizzati troviamo Zoom, conosciuto anche a causa delle problematiche legate alla privacy, adesso risolte.

Google Business, usato soprattutto negli USA, Webex, l’insormontabile Skype (disponibile in versione aziendale, chiamato Skype for Business) e Microsoft Teams.

Quest’ultimo viene utilizzato specialmente dalle università e nelle scuole in tutto il mondo, Italia compresa.

A secondo del bacino di utenza che dovete coprire con il servizio, esistono servizi che possono andar bene in versione gratuita ed altri per cui bisognerà pagare un abbonamento.

Nel caso della seconda opzione, ne vale sempre la pena, un buon software di video conferenza non deve lasciarvi a piedi durante un meeting importante e, nel caso, il supporto diretto del produttore vi aiuterà.

Non solo video conferenza, molto importante sono anche la condivisione dello schermo e un’interfaccia utente semplice ed immediata (ricordate che probabilmente tanti dei vostri dipendenti non hanno mai effettuato una video chiamata).

Le due regole di base per gestire al meglio le video conferenze

Fare pratica. Tanta pratica. Senza di essa qualcosa può andare storto. Magari ancora non succede, ma succederà. Abbiamo visto diversi esempi nel corso di questi ultimi tempi, come il bambino che interrompe l’intervista della BBC al papà, il compagno di stanza che cammina senza pantaloni o il partecipante alla riunione che non riesce a spegnere la videocamera mentre usa il bagno. Esempi estremi, ma reali.

Perché rischiare? Mettetevi a vostro agio con l’applicazione per videoconferenze utilizzandola prima con amici e familiari. Esercitatevi a spegnere e riaccendere le funzionalità video e audio, capite come silenziare rapidamente il microfono e come disattivare la webcam.

Controllate l’illuminazione, con troppa luce alle vostre spalle sarà difficile vedervi, stessa cosa se ne avete poca che vi illumina il viso. Lo sfondo della chiamata è la vostra stanza? Mantenetela in ordine. Chiudete la porta. Cercate di ridurre al minimo i rumori che potete controllare.

Ponete, anzi, imponete delle regole di base. Se il vostro team non ha dedicato molto tempo alle videoconferenze fino ad ora, è una buona idea stabilire delle aspettative e soprattutto delle regole.

Gli spunti non verbali costituiscono una gran parte della comunicazione, il che è un buon motivo per chiedere ai partecipanti di tenere accese le webcam, così da potervi vedere.

Potrebbe essere importante considerare che non tutti si sentono a proprio agio con la camera accesa, potrebbero avere motivi personali, rispettiamoli.

Rendete chiara la preferenza organizzativa lasciando sempre accesa la videocamera e considerate la possibilità di creare una breve lista di best practice per le videoconferenze che condividete via e-mail o su una piattaforma di chat aziendale.

Altri elementi di galateo digitale che potreste considerare di aggiungere all’elenco dei must della vostra organizzazione per le video conferenze dovrebbero includere:

• Durante le prime riunioni è bene che ognuno si presenti o venga presentato. Stessa cosa quando viene aggiunto qualcuno alla conferenza. In questo modo si eviteranno spiacevoli inconvenienti quando i partecipanti non sapranno come riferirsi ad uno di loro.
• Concentratevi sulla riunione. Evitate le distrazioni, compresi il telefono o le e-mail durante una chiamata.
• Limitare l’uso della funzione di chat durante una videoconferenza, a meno che l’organizzatore della riunione non vi inviti a farlo o abbiate una richiesta urgente.
• Testare tutte le tecnologie (incluse la videocamera, il video, il Wi-Fi e la condivisione dello schermo) prima della riunione.
• Venite preparati. Gli organizzatori devono condividere un ordine del giorno e i partecipanti devono leggerlo.
• Avere a portata di mano il materiale correlato.
• Un foglio e una penna sono sempre benvenuti, se avete una tastiera rumorosa è meglio che scriviate tutto a mano.

Cosa tenere in mente durante un meeting virtuale

Non dimenticare le basi per rendere possibili incontri di successo. Come per gli incontri di persona, anche le video conferenze in ufficio devono avere uno scopo e un obiettivo chiaro.

Iniziate con un ordine del giorno, presentando i partecipanti e chiarendo il motivo per cui ad ognuno è stato chiesto di partecipare. Assicuratevi che ogni partecipante abbia dei documenti di riferimento, allegandoli all’invito, inviandogli un’e-mail prima della riunione o preparandosi a condividere il proprio desktop.

In qualità di organizzatore della riunione, fate attenzione agli introversi che cercano di parlare. Fate attenzione al personale che si sente a disagio davanti alla telecamera. Se la riunione è durata più di una mezz’ora, concludete la riunione con un riassunto dei punti chiave (detto recap) e dei passi successivi, se necessario.

Costruisci un senso di sicurezza. Che siate un organizzatore di riunioni o un partecipante, potete contribuire a creare un senso di incoraggiamento e di benessere mentale all’interno del gruppo che si ritrova in video conferenze. Lasciate spazio ai partecipanti per condividere preoccupazioni, domande e apprendimento. Rispondete anche alle curiosità e proponete delle domande aperte.

Trovate il tempo per le interazioni casuali. Le connessioni interpersonali sono particolarmente importanti di questi tempi. Pochi minuti di interazione personale prima di dare il via all’agenda possono fare la differenza nel team building e nell’impegno. Un altro modo per rafforzare la cultura sociale tra i membri del vostro team è quello di programmare una riunione ricorrente e aperta il lunedì mattina o il venerdì pomeriggio. Alcuni leader trovano che le riunioni giornaliere funzionino bene. Basta organizzare l’incontro e incoraggiare i colleghi a fare un salto, se possono, per recuperare il ritardo su argomenti non lavorativi.

Consigli di utilizzo avanzato

Non dimenticare l’opzione di registrazione. State per tenere o assistere ad una presentare su un argomento importante, una novità aziendale, un meeting di brainstormig? Assicuratevi che la vostra piattaforma offra la possibilità di registrare e attivate la funzionalità. Vi sarà utilissima quando sicuramente vi dimenticherete qualcosa, basterà riprendere il video della registrazione e cercare il minuto di vostro interesse.

Se usate Zoom, i file registrati possono essere caricati su un servizio di archiviazione file come Google Drive o Dropbox e addirittura un servizio di video streaming come YouTube o Vimeo. Zoom non è l’unico software ad offrire la possibilità di registrare la video conferenza.

Sfruttate le funzionalità tecniche avanzate che supportano la buona riuscita della vostra riunione virtuale. In altre parole, non sacrificate la qualità del vostro meeting lesinando sulle funzionalità digitali. Ora che siete tutti davanti ad uno schermo e connessi ad internet, potreste pensare di non limitarvi alle video conferenze. L’azienda potrebbe mettere su un file server condiviso, una sorta di spazio di archiviazione online dove i dipendenti possono caricare file (fogli Excel, documenti testuali, backup, piani e progetti). Esistono anche sistemi di lavoro condiviso simultaneo, grazie ai quali si può operare su un foglio di calcolo o documento di testo contemporaneamente, vedendo cosa e dove sta scrivendo il nostro collega.

Sfruttare le shortcuts. Personalmente ho notato che sia giovani che meno giovani ancora procedono di tasto destro e click su copia per copiare un testo. Questo è solo un esempio, esistono shortcuts da tastiera che sono infinitamente più rapide dell’utilizzo del mouse e possono velocizzare gran parte dei lavori al PC. Familiarizzate con la tastiera e le scorciatoie può essere visto come un piccolo investimento a lungo termine. Tutti i software mettono a disposizione le shortcuts, anche i software di video conferenza. Potete chiudere una chiamata, disattivare la webcam, inviare un messaggio predefinito, regolare qualche impostazione, premendo solo alcuni tasti, senza girare per tutta l’interfaccia del software usando il mouse.

Siamo al termine di questo articolo, con la videoconferenza che sta diventando rapidamente una parte critica della nostra giornata lavorativa, assicuratevi di sfruttare al meglio la tecnologia disponibile e di esplorare nuovi modi per promuovere il lavoro di squadra e la cultura nel regno virtuale.