Failure-Proofing, la Strategia per Prevenire Disastri Aziendali

Alla luce della pandemia globale causata dal COVID-19, molte compagnie, per evitare la chiusura totale, hanno chiesto ai propri dipendenti di lavorare da casa. Applicando il metodo smart working, la nuova modalità di lavoro che permette di ridurre i contagi e far continuare le aziende a produrre.

Failure Proofing

Ma cosa c’entra la strategia Failure-Proofing?

Siamo sicuri che tutte le aziende che hanno dato atto a questa nuova modalità siano consapevoli dei potenziali disastri che potrebbero verificarsi?

I 3 step fondamentali per prevenire disastri nell’implementazione delle decisioni aziendali

La strategia che potrebbe essere applicata con successo si chiama Failure-Proofing, una tecnica semplice da utilizzare e che riesce, in modo pragmatico, a migliorare la difesa contro ciò che potrebbe andare storto durante la pianificazione del lavoro e la progettazione di nuove soluzioni. Un’introduzione del risk management è consigliata per poter comprendere meglio alcuni concetti. La transizione allo smart working è un ottimo movente per approfondire l’argomento e magari metterlo in pratica. In futuro potrebbe (quasi sicuramente) risultare utile in tante altre fasi del ciclo di vita aziendale.

Step 1: pensare negativo, immaginare che la decisione in oggetto, o progetto, o processo che sia, fallisca, ed effettuare una sessione di brainstorm per capirne il motivo

L’idea alla base dello step 1 è incontrate i vostri principali stakeholder e discutete il piano. Assicuratevi di fornire tutti i dettagli. Successivamente, utilizzate un approccio basato sulla tecnica premortem e chiedete ai partecipanti di immaginare un futuro in cui il piano fallisca. In questo modo tutti, anche coloro che sono sicuri che il piano avrà successo, potranno sfruttare la loro creatività per individuare le potenziali ragioni del fallimento.

Ogni partecipante dovrebbe scrivere in forma anonima alcune delle possibili ragioni del fallimento. Le ragioni dovrebbero includere le decisioni interne all’ambito del team del progetto, come le restrizioni di personale o di budget. Dovrebbero anche includere potenziali fattori esterni, come le nuove politiche stabilite dalle agenzie governative.

Successivamente, vengono raccolte le dichiarazioni dei partecipanti. Il gruppo discute i temi centrali sollevati come ragioni del fallimento del piano. Il facilitatore dovrebbe evidenziare i motivi che di solito non sarebbero stati sollevati se il processo di stesura delle motivazioni e la loro discussione non fosse stato anonimo. Se questa tecnica dovesse essere eseguita da soli, b bisognerebbe elencare separatamente le ragioni del fallimento del piano dal punto di vista di ogni aspetto che ritenete rilevante, cercando di andare il più possibile fuori dai vostri schemi mentali.

Smart Working Failure Proof

Nel nostro caso, ovvero l’implementazione della strategia Failure-Proofing nello smart working, una buona idea potrebbe essere un meeting con i dipendenti che dovranno andare a lavorare da casa. Nel caso di aziende molto grandi si potrebbe procedere con una riunione ai cui tavoli siederanno dei rappresentanti dei dipendenti all’interno dell’azienda. I dipendenti al termine del meeting scriveranno quali sono le cause del possibile (e si spera solo immaginario) fallimento di tale operazione. A questo punto il management dovrebbe leggere tutto ciò che i dipendenti hanno prodotto e applicare le contromisure adeguate, riducendo in questo modo le possibilità di failure.

Questo tempo è molto importante perché oltre a vedere la situazione da punti di vista diversi, da un senso di partecipazione ai dipendenti che spesso non hanno. Rendendoli parte attiva nei processi decisionali si integreranno ancor di più nella vita aziendale, lavorando meglio. In più, apprezzeranno lo sforzo del management di considerare anche le idee dei dipendenti, migliorando il morale degli stessi in un periodo che, per più di qualunque, potrebbe non essere dei migliori.

Step 2: brainstorm per sistemare i problemi e integrare nuove idee nel planning aziendale

Scegliete diversi possibili fallimenti del piano che sono i più rilevanti da evidenziare e pensate a modi per risolverli, compreso come affrontare possibili punti ciechi mentali e pregiudizi cognitivi. Inoltre, presentate qualsiasi prova che potreste usare come indicatore del fatto che il fallimento che state affrontando sta accadendo, sta per accadere o c’è una grande possibilità che accada. Per questo particolare passo, è fondamentale avere persone con autorità aziendale allo stesso tavolo. Non è così raro che i fallimenti si verifichino a causa di piccoli problemi, spesso delle vere e proprie sviste da parte del management. Il brainstorming può ridurre questa possibilità sostanzialmente.

Step 2 bis: e lo smart working?

Lavorare da casa può essere tanto un’alternativa benvoluta, tanto il contarario. Niente più viaggio per arrivare in sede, più ore di sonno, calma colazione per un mattino più tranquillo. D’altro canto, c’è chi ha una famiglia numerosa (e rumorosa), chi ha una connessione ad internet lenta, chi ha bisogno di un notebook perché il proprio PC non è in grado di utilizzare il software aziendale e così via. Problematiche che potrebbero essere prese sotto gamba ma che con la strategia Failure-Proofing possono essere prevenute, in alcuni casi annullate.

Successivamente, il facilitatore, colui che ha diretto il meeting e ha chiesto a tutti di scrivere le cause di fallimento, scrive le potenziali soluzioni. Nel caso stiate attraversando questa fase da soli, chiedete un contributo esterno ad una persona affidabile e che ritenete all’altezza del compito.

Step 3: Immaginate che la decisione, il progetto o il processo abbia avuto un grande successo e pensate a come raggiungere realmente questo risultato. Integrate poi le vostre idee nel piano.

Abbiamo affrontato il fallimento, per proseguire con la Failure-Proofing ora immaginiamo che il vostro piano sia riuscito in modo superbo! In questo modo, la vostra azienda può massimizzare il suo successo.

Immaginate di essere in un futuro in cui il vostro piano ha avuto successo oltre le aspettative. Chiedete ad ogni partecipante di scrivere in forma anonima le possibili ragioni del successo del piano. Dopodiché, chiedete al facilitatore di concentrarsi sui temi chiave. Andando avanti, il facilitatore raccoglie le dichiarazioni di tutti e guida il gruppo nella discussione delle motivazioni fornite. Valutate il potenziale di ogni motivo di successo e decidete su quali devono essere focalizzati gli sforzi e le decisioni. Verificate anche i pregiudizi cognitivi. Dopodiché, trovate il modo di massimizzare queste ragioni di successo.

Non c’è bisogno di dire che dare il giusto peso ai fattori di successo è più che fondamentale per la buona riuscita della mission aziendale. Considerate di complimentarvi (anche economicamente) con i dipendenti quando raggiungere un successo, anche piccolo. In questo modo spronerete tutta la forza lavoro a fare ogni volta del proprio meglio e a non guardare ai cambiamenti sempre e solo con accezione negativa.

Il facilitatore scrive le idee per massimizzare il successo del piano. Se state attraversando questo momento da soli, come suggerito per lo step precedente, chiedete un contributo esterno.

Smart Working e Failure-Proofing

Con un po’ di esperienza riuscirete ad applicare questa tecnica nel difficile momento di crisi economica che ogni azienda, che sia grande o piccola, sta attraversando nell’ultimo periodo. Cercando di massimizzare le possibilità di successo e prevenire ogni ragione di fallimento anche lo smart working sarà acqua passata, un punto in più.

La strategia Failure-Proof può essere applicata ogni qualvolta l’azienda deve attraversare un periodo di cambiamento, lavorare ad un nuovo grande progetto, prendere decisioni tecnico economiche dai risvolti importanti.