Sia che la vostra attività sia rimasta aperta o sia stata costretta a chiudere temporanemaente, una cosa è cambiata sicuramente, il commercio. E con esso, il workplace, il posto di lavoro.

Sanificazione Aziende Coronavirus

Non è ancora passata del tutto, ma il commercio è già cambiato, per alcuni in modo sostanziale per altri in maniera più leggera e meno dolorosa. Le organizzazioni che sono riuscite ad adattarsi o che almeno stanno cercando di avviare e concludere positivamente processi di adattamento, potranno continuare a vivere e magari crescere, non si estingueranno. Stabilire protocolli e linee guida di base per dipendenti e clienti è un passaggio cruciale in questo momento, vediamo alcuni suggerimenti riferiti al workplace.

Workplace: posto di lavoro, lì dove si verifica il business, dove sono i dipendenti e dove si hanno i contatti con i clienti, che sia un’organizzazione che fornisce servizi o piccoli negozi, è fondamentale.

Prima di proseguire, un breve recap riguardo le informazioni di base sull’attuale pandemia in corso, così da poter comprendere meglio i successivi paragrafi.

Come funziona (in breve) il momento COVID

Il coronavirus (SARS-CoV-2) è il virus che causa COVID-19. Secondo l’Organizzazione Mondiale della Sanità (OMS), il virus si diffonde attraverso goccioline di saliva o secrezioni nasali prodotte quando una persona infetta tossisce, starnutisce o parla. Queste goccioline infette possono entrare nella bocca o nel naso di altre persone. Le persone possono essere infettate anche quando toccano una superficie con il virus sopra di essa e poi toccandosi gli occhi, il naso o la bocca. Ognuno può proteggersi lavandosi accuratamente le mani frequentemente e non toccando il viso. Una precauzione obbligatoria in molti luoghi, insieme al distanziamento, è indossare una mascherina filtrante che copra naso e bocca. Tutte accortezze che devono essere rispettate anche nel workplace.

Diminuire il più possibile il rischio di esposizione dei vostri impiegati

La maggior parte dei governi e delle industrie hanno distribuito linee guida mirate per limitare il rischio di infezione.

Ad esempio, negli Stati Uniti, il Centers for Disease Control and Prevention (CDC) ha sviluppato, tra le altre cose, le seguenti raccomandazioni:

– Proteggere i lavoratori del settore manifatturiero
– Pulizia e disinfezione delle strutture della comunità
– Riapertura di edifici dopo una chiusura prolungata

Molto simile la situazione europee ed anche qui, in Italia, sono state adottate precauzioni dal medesimo contenuto. Il Centro europeo per la prevenzione e il controllo delle malattie ha raccolto risorse informative su COVID-19, organizzate per paese.

Ci sono anche raccomandazioni più ampie che ogni datore di lavoro può seguire per proteggere i propri lavoratori. Se la vostra azienda ha le risorse necessarie (anche dovendo fare un piccolo sforzo), considerate questi suggerimenti:

Assegnare una task force per le malattie infettive, composta da membri del personale di vari livelli e dipartimenti, compreso almeno un dipendente del vostro dipartimento delle risorse umane. Il team può riferire a un gruppo di leader e presentare le migliori pratiche e politiche a tutta l’organizzazione.

Sviluppare un piano di preparazione e risposta alle malattie infettive, consiglia l’OSHA (Occupational Safety and Health Act) del Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti. Questo documento dovrebbe identificare le potenziali fonti di infezione da coronavirus (sia all’interno che all’esterno del luogo di lavoro), valutare i fattori di rischio dei lavoratori, seguire le raccomandazioni del governo e definire chiaramente le misure per limitare il rischio di esposizione.

Valutate ogni aspetto sia del vostro posto di lavoro fisico che del vostro flusso di lavoro, mentre stabilite i passi giusti per ridurre i rischi per i vostri dipendenti e clienti. Considerate la possibilità di aggiornare il vostro manuale per i dipendenti e le politiche relative ai congedi per malattia e ai congedi per motivi familiari.

L’OSHA spiega: “Il modo migliore per controllare un rischio è quello di rimuoverlo sistematicamente dal workplace, piuttosto che affidarsi ai lavoratori per ridurre la loro esposizione. Durante un’epidemia di COVID-19, quando potrebbe non essere possibile eliminare il pericolo, le misure di protezione più efficaci sono: controlli tecnici, controlli amministrativi, pratiche di lavoro sicure (un tipo di controllo amministrativo)”.

Stabilire procedure per l’identificazione e l’isolamento dei membri del personale malati o esposti. Identificare i colleghi che potrebbero essere stati in contatto con un lavoratore malato e seguire con un adeguato allontanamento e screening.

Potenziali misure di protezione

In tv, sui giornali cartacei, nei blog e nei video, si parla ovunque di come difendersi dal virus. Di cosa fare e cosa non fare. Ma non tutto può essere rimandato ai cittadini, qualcosa, anzi, molto, devono farlo le aziende, dalle piccole realtà locali come negozietti di paese fino alle grandi multinazionali con centinaia di sedi sparse per il mondo. Salvaguardare i vostri impiegati è importantissimi per la salute della vostra organizzazione, esattamente quanto i clienti.

Considerate queste opzioni per salvaguardare la vostra forza lavoro:

• Organizzate brevi riunioni di squadra giornaliere per ricordare al personale le considerazioni più importanti per essere al sicuro dal virus: state lontani l’uno dall’altro, rimanete a casa se siete malati, lavatevi spesso le mani e disinfettate regolarmente il vostro spazio.
• Fornite ad ogni lavoratore mascherine, cestino della spazzatura (da svuotare e igienizzare spesso), salviette disinfettanti, disinfettante per le mani a base di alcol. Passare ai dispenser di sapone per le mani e ai bidoni della spazzatura che non hanno bisogno di essere toccati per essere aperti e chiusi. Potete addirittura considerare di distriburire mascherine con il logo dell’azienda.
• Limitare il numero di clienti e di membri del personale negli spazi non abbastanza grandi. Come regola generale, consentire un paio di metri tra gli individui. Esplorate le possibilità di turni flessibili, la programmazione creativa e le opzioni di lavoro da casa, chiamato adesso smart working, un tempo era lavoro remoto. Un piano “10-4” che indirizza i dipendenti a lavorare 10 giorni a casa e 4 giorni in ufficio sta guadagnando terreno in alcuni paesi.
• Considerate approcci a lungo termine per creare distanza tra il personale. COVID-19 ci ha reso più consapevoli di come i germi si diffondono, e molti esperti del settore prevedono che il posto di lavoro sarà permanentemente cambiato. I cubicoli potrebbero avere pareti più alte e facilmente lavabili. Più spazio tra una scrivania e l’altra. Forse è anche il caso di considerare il lavoro da casa come opzione permanente per quei reparti e dipendenti che non hanno l’effettiva e verificata necessità di essere presenti personalmente negli uffici.

Altre misure di sicurezza consigliabili

• Installare filtri dell’aria ad alta efficienza, aumentare la ventilazione e utilizzare barriere fisiche.
• Consigliate ai dipendenti di migliorare l’igiene domestico, consentite loro di tornare a casa una o due ore prima una volta a settimana per poter effettuare le pulizie. Tenete dei piccoli seminari per spiegare le differenze tra i prodotti adatti all’igienizzazione e quelli che non lo sono.
• Incoraggiate le riunioni virtuali. Per fare ciò serve un adeguato supporto tecnico e una formazione a livello organizzativo per il galateo delle videochiamate. Prendete l’abitudine di chiedervi: “Questo incontro deve avvenire di persona?” Se la risposta è no, consigliate l’uso di uno dei tanti software per videoconferenze (Zoom, Skype, Microsoft Teams) e insegnate ai vostri dipendenti come si usano. Se necessario, fornite loro un notebook aziendale, ce ne sono tanti anche molto economici.
• Valutate il team IT e le risorse tecnologiche, accertandovi che la vostra organizzazione sia all’altezza della sfida di un maggior numero di dipendenti che lavorano in remoto.
• Create un forum online per rispondere alle domande e comunicare le nuove politiche, così come email aziendali e brevi corsi di formazione riguardo le più comuni truffe perpetrate per via informatica.
• Istruire i lavoratori su come utilizzare gli indumenti protettivi e lavarsi correttamente le mani. Pubblicate promemoria visivi e risorse nell’ambiente di lavoro riguardo il COVID-19. L’infografica può rendere le informazioni più accessibili a tutti, anche a coloro che non hanno tempo o voglia di leggere i classici volantini appesi ai muri.
• Sfruttate questo momento come un’occasione per migliorare le vostra immagine pubblica, fate lavorare la vostra divisione marketing! Inviate mail e messaggi ai vostri clienti abituali dicendo come avete organizzato l’azienda per resistere al virus e come vi siete evoluti in tal senso. Lo apprezzeranno sicuramente.